Mailbox efficiënt organiseren

Mailbox efficiënt organiseren

Mailbox efficiënt organiseren

5 tips om je mailbox efficiënt te organiseren

Als je bij terugkomst van vakantie je mailbox opent, is de kans groot dat die volledig ontploft is.  En hoe begin je eraan om tientallen of zelfs honderden mails gestructureerd te behandelen?  Onze 5 tips zetten je alvast goed op weg om je mailbox voortaan efficiënt te organiseren zodat je niet langer verdrinkt in een zee van ongeordende berichten en belangrijke informatie mist.

1. Een leeg postvak IN

Het uiteindelijke doel van iedere mailbox is Inbox Zero, ofwel een leeg postvak IN. Zie het als een brievenbus.

Bij elke mail beslis je wat ermee moet gebeuren: verwijderen, nu actie ondernemen, later actie ondernemen, doorsturen of bewaren. Zo krijg je alle mails maar één keer te zien.

Maar hoe maak je nu best een onderscheid in je acties?

  • Is de mail spam, reclame of heb je hem gewoonweg niet nodig, dan verwijder je hem meteen.
  • Als de mail geen actie vereist, maar je hem wel wil bewaren, dan kan je hem archiveren. Heb je de mail later toch nog nodig, dan vind je hem gemakkelijk terug via de zoekfunctie.
  • Vereist de mail actie en kost dat je minder dan twee minuten? Dan verwerk je de mail meteen. Je kan hem nadien in een aparte map ‘Wachten op’ zetten.
  • Vereist de mail een uitgebreider antwoord of bevat ze een taak, dan zet je hem in de map ‘Actie’. Vergeet de taak ook niet op je takenlijst te zetten!

Op deze manier blijven in je postvak IN enkel nog nieuwe en ongelezen mails over, wat voor meer gemoedsrust en minder afleiding zorgt.

2. Regels

Taken die je regelmatig uitvoert, kan je automatiseren door een regel in te stellen. Wijs regels toe op basis van afzender, onderwerp of trefwoorden, zodat de e-mails automatisch naar de juiste map worden verplaatst.
Je vindt ‘Regels’ onder de drie puntjes in de bovenste balk van ‘Start’.
Klik vervolgens op ‘Regels en waarschuwingen beheren’ en ten slotte op ‘Nieuwe regel’.

3. Behandel je mails op vaste tijdstippen

Plan zo’n twee keer per dag een kwartier in om je e-mails te behandelen. Zo cluster je deze taak, wat veel efficiënter is dan je mailbox bekijken telkens er een nieuwe mail binnenkomt. Om dat te vermijden, is het slim om je notificaties uit te zetten. Zo kan je je focus veel beter behouden.

Heb je tijd over? Dan kan je e-mails opstellen die pas binnen enkele dagen verzonden moeten worden. Dankzij ‘Bezorging uitstellen’ pas je de verzending van je e-mails gemakkelijk aan op jouw planning.

Stel je mail op, ga naar ‘Opties’ en klik er op de drie puntjes. Onder ‘Bezorging uitstellen’ ga je naar ‘Bezorgingsopties’ en ‘Niet bezorgen voor’. Daar stel je een zelfgekozen tijdstip in.

4. Mappen opschonen

Plan regelmatig tijd in om je mailbox grondig op te ruimen. Verwijder onnodige e-mails, archiveer oudere berichten en verplaats e-mails naar de juiste mappen, als dat nog niet gebeurd was. Dit voorkomt dat je mailbox overvol raakt en maakt toekomstig beheer gemakkelijker.

Microsoft heeft ook een handige functie ‘Map opschonen’ die alle overbodige berichten in een e-mailthread of map verwijdert. Eerdere berichten die in latere mails geciteerd worden, worden als overbodig gezien en naar ‘Verwijderde items’ verplaatst.

Klik met je rechtermuisknop op de map en kies voor ‘Map opschonen’. Vertrouw je het toch niet helemaal? Dan kan je in het contextmenu ook steeds de archiefmap als bestemming instellen. Ga er naar ‘Map opschonen’, vervolgens naar instellingen en ‘Opschoning van gesprekken’.

5. Snelonderdelen

Is er een stuk van een mail dat je regelmatig hergebruikt? Maak er dan een bouwsteen van. Voortaan voeg je dat stuk in een enkele klik toe aan nieuwe berichten.

Hoe maak je een nieuwe bouwsteen?
Ga naar ‘Invoegen’ en klik daar op de drie puntjes. Onder ‘Snelonderdelen’ kies je voor ‘Selectie opslaan in galerie snelonderdelen’. Wil je de bouwsteen toevoegen aan een nieuwe mail, ga dan opnieuw naar ‘Invoegen’. Onder de drie puntjes klik je op ‘Snelonderdelen’. Daar selecteer je de bouwsteen die je nodig hebt.

Start vandaag nog!

Door deze vijf tips systematisch toe te passen, gaat je mailbox van chaos naar een goed georganiseerde tool die je helpt om je communicatie en taken efficiënt te beheren. Een geordende mailbox draagt immers bij aan je productiviteit en helpt je om belangrijke informatie terug te vinden. Dus, waar wacht je nog op?

Wil jij graag hulp van een expert om de mailbox van je organisatie op een efficiënte manier te organiseren?

Lees ook onze andere blogs

Lisez aussi nos autres blogs

Cookies

Cookies

We horen er vaak over wanneer we online surfen, maar wat zijn ze eigenlijk? In dit artikel duiken we dieper in op wat cookies zijn, hoe ze werken, en wat hun impact is op jouw online activiteiten.

Easter editie 2024

Easter editie 2024

Wist je dat we achter de schermen non-stop werken om onze klanten een vlekkeloze ervaring te garanderen?  Yup, dat lees je goed! Hoe?

Veilig werken op vakantie

Veilig werken op vakantie

Vertrek jij binnenkort op reis en moet je laptop noodgedwongen mee? In deze blog ontdek je hoe je veilig werkt op vakantie in het buitenland.

Microsoft releaset binnenkort nieuwe Teams

Microsoft releaset binnenkort nieuwe Teams

Nieuwe Microsoft Teams

Microsoft releaset binnenkort nieuwe Teams!

Microsoft releaset binnenkort nieuwe Teams

Microsoft lanceert binnenkort een nieuwe versie van Teams. De focus van de update ligt op snelheid, prestatie en flexibiliteit. Zo wil Microsoft je helpen tijd te besparen en efficiënter samen te werken. Ontdek de nieuwigheden hieronder.

Snelheid geoptimaliseerd

De nieuwe Teams-app is beduidend sneller en efficiënter, zodat je geen kostbare tijd meer verliest en je kunt focussen op wat echt telt. Enkele voorbeelden:

  • De app start twee keer zo snel op.
  • Je neemt twee keer zo snel deel aan vergaderingen.
  • Er wordt 50% minder geheugen en 70% minder schijfruimte gebruikt.

Je schakelt 1,7 keer sneller tussen chats en kanalen.

    Vereenvoudigde interface

    De interface is overzichtelijker en responsiever, zodat je gemakkelijker kan navigeren, meer gedaan krijgt en gemakkelijker terugvindt wat je nodig hebt. Je houdt eenvoudig je meldingen bij, beheert je berichten en organiseert je kanalen. En dat allemaal in beduidend minder klikken.

      Flexibiliteit troef

      De nieuwe Teams zal het leven van Teams-gebruikers die in verschillende organisaties samenwerken en dus meerdere accounts hebben heel wat vergemakkelijken. In plaats van steeds in- en uit te loggen, blijf je nu bij alle tenants en accounts aangemeld en ontvang je meldingen, ongeacht welk account je op dat moment gebruikt. Je kan naadloos samenwerken met gebruikers in meerdere accounts en organisaties zonder dat je een gesprek of vergadering moet onderbreken. Je workflow wordt dus niet meer verstoord.
      De nieuwe Teams zorgt bovendien ook voor vereenvoudigd IT-beheer en verbeterde gegevensbeveiliging.

        Eerste stappen richting AI-integratie

        De nieuwe Teams is de basis voor de volgende generatie AI-ervaringen, waaronder de slimme recap en Copilot. Voor je aan een meeting deelneemt, zal AI je binnenkort bijvoorbeeld op de hoogte kunnen brengen van wat er gebeurde voordat je deelnam of een samenvatting geven van de notities van de vorige meeting. Zo ben je helemaal mee. AI zal je ook helpen om het antwoord op je vragen te vinden. 
         

        Ontdek de nieuwigheden in preview

        Microsoft heeft een openbare preview van de nieuwe Teams gereleaset. Wil jij de nieuwe interface al eens uittesten? Laat het ons weten! Wij passen enkele instellingen aan, zodat jij en je collega’s toegang hebben tot de nieuwe Teams. Dat kan zelfs gericht voor een aantal gebruikers, bijvoorbeeld enkel de IT-afdeling van je bedrijf. Nadien kan je steeds eenvoudig switchen naar de oude versie.

        Lees ook onze andere blogs

        Lisez aussi nos autres blogs

        Cookies

        Cookies

        We horen er vaak over wanneer we online surfen, maar wat zijn ze eigenlijk? In dit artikel duiken we dieper in op wat cookies zijn, hoe ze werken, en wat hun impact is op jouw online activiteiten.

        Easter editie 2024

        Easter editie 2024

        Wist je dat we achter de schermen non-stop werken om onze klanten een vlekkeloze ervaring te garanderen?  Yup, dat lees je goed! Hoe?

        Veilig werken op vakantie

        Veilig werken op vakantie

        Vertrek jij binnenkort op reis en moet je laptop noodgedwongen mee? In deze blog ontdek je hoe je veilig werkt op vakantie in het buitenland.

        Microsoft 365 voor jouw organisatie

        Microsoft 365 voor jouw organisatie

        Microsoft 365

        Welk Microsoft 365 pakket past het best bij jouw organisatie?

        Welk Microsoft 365 pakket past het best bij jouw organisatie?

        Er zijn Microsoft 365 pakketten in alle maten en kleuren. Welk pakket het best bij jouw organisatie past, hangt onder andere af van de grootte van je bedrijf, de apps die je nodig hebt en het belang van cybersecurity. In deze blog ontdek je welk pakket perfect is voor jou.

        Waar moet je rekening mee houden?

        1. Aantal gebruikers

        Welke licentie het best bij je past, hangt voornamelijk van de grootte van je bedrijf af. Kleine en middelgrote ondernemingen gaan voor de Business versies. Bedrijven met meer dan 300 medewerkers moeten een van de Enterprise versies (E1, E3 of E5) kiezen.

        1. Aantal toestellen per gebruiker

        Als medewerkers hun licentie op meerdere toestellen moeten kunnen gebruiken, moet je zorgen dat je licentie het toelaat om de Office-apps op verschillende toestellen te installeren. Met het Business Standard pakket of Enterprise E3 of E5 kan je de licentie op vijf gsm’s, tablets, laptops en desktops installeren.

        1. Online en offline gebruik

        Hebben je medewerkers genoeg aan de onlineversie van Microsoft apps zoals Word en Teams (en dus altijd internettoegang hebben), volstaat een Business Basic of Enterprise E1 pakket. In de meeste gevallen is dat echter niet voldoende en moeten medewerkers de apps ook op hun computer hebben staan om offline te kunnen werken. In dat laatste geval heb je Business Standard of Enterprise E3 of E5 nodig.

        1. Gespecialiseerde apps

        Alle Microsoft 365 pakketten bevatten de standaard apps zoals Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, Planner… Sommige specifieke apps zijn enkel beschikbaar in bepaalde pakketten.

        • Enkel bij Business Standard: Bookings en Outlook Customer Manager
        • Enkel bij Enterprise: Stream, Power Bi Pro en Cloud telefooncentrale

        Hebben slechts enkele medewerkers bepaalde extra tools nodig, dan kan je ook perfect pakketten combineren. Je zit dus niet voor iedereen vast aan het duurste abonnement.

          De verschillende pakketten:

          Microsoft 365 Business Basic

          • Alleen webversies en mobiele versies van Microsoft 365-apps
          • Chatten, bellen en vergaderen met maximaal 300 deelnemers
          • 1 TB cloudopslag per gebruiker
          • Zakelijke e-mail
          • Standaardbeveiliging
          • 24/7 ondersteuning via telefoon en web

          Microsoft 365 Business Premium

          • Geavanceerde beveiliging (Azure AD identiteit en Microsoft Defender)
          • Toegangs- en gegevensbeheer
          • Beveiliging tegen cyberdreigingen

            Microsoft 365 Business Standard

            • Desktopversies van Microsoft 365-apps met premium-functies
            • Eenvoudig webinars hosten
            • Registratie- en rapportagehulpprogramma’s voor deelnemers
            • Beheer klantafspraken

            Office 365 E1

            • Voor medewerkers in grote bedrijven die niet vaak met Microsoft apps moeten werken
            • Alleen webversies en mobiele versies van Microsoft 365-apps
            • Zakelijke services zoals e-mail, opslag en delen van bestanden
            • Vergaderingen en IM

            Office 365 E3

            • Qua invulling vergelijkbaar met Business Premium
            • Office-apps voor ondernemingen
            • Bestanden opslaan en delen in de cloud
            • Beveiliging en compliance

            Office 365 E5

            • Alle functies van Office 365 E3
            • Extra beveiligingsopties
            • Koppeling tussen Teams en telefooncentrale
            • Power BI Pro
            • Geavanceerde analyse- en spraakfuncties

            Zie jij door de bomen het bos niet meer? Laat je adviseren door je IT-partner. Samen kijken we welk pakket effectief het best bij jouw bedrijf past.

            Prijsverhoging in april 2023

            Sinds 1 april verhoogde Microsoft de prijzen van Microsoft 365 (maar ook van haar andere clouddiensten Azure en Dynamics) met 11%. Wanneer je vanaf dan een nieuw licentiecontract afsluit of je bestaande licentie verlengt, betaal je de nieuwe, hogere prijs. 

            Wil je weten wat de prijsverhoging voor jou betekent? Neem dan zeker contact met ons op.

            Lees ook onze andere blogs

            Lisez aussi nos autres blogs

            Cookies

            Cookies

            We horen er vaak over wanneer we online surfen, maar wat zijn ze eigenlijk? In dit artikel duiken we dieper in op wat cookies zijn, hoe ze werken, en wat hun impact is op jouw online activiteiten.

            Easter editie 2024

            Easter editie 2024

            Wist je dat we achter de schermen non-stop werken om onze klanten een vlekkeloze ervaring te garanderen?  Yup, dat lees je goed! Hoe?

            Veilig werken op vakantie

            Veilig werken op vakantie

            Vertrek jij binnenkort op reis en moet je laptop noodgedwongen mee? In deze blog ontdek je hoe je veilig werkt op vakantie in het buitenland.

            OneDrive

            OneDrive

            OneDrive

            Het tijdperk van de e-mailbijlagen is voorbij dankzij Microsoft OneDrive.

            Sterk teamwerk is de basis van elk succesvol bedrijf. Dus gaan er in jouw organisatie vast ook mails met bijlagen over en weer. Het gevolg?
            Voor je het weet, zit je mailbox helemaal vol. Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek.
            Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

            OneDrive: gratis online opslagruimte

            Elke grote technologiereus heeft wel zijn eigen online opslagruimte. Denk aan iCloud, Dropbox, Google Drive, Amazon Drive en natuurlijk ook Microsoft Onedrive. Binnen het Office 365-pakket heeft OneDrive de laagste drempel. Niet alleen bedrijven, maar ook particulieren kunnen gebruik maken van de (gratis) online opslagruimte. Zo ben je zeker dat je bestanden en foto’s niet verloren gaan wanneer je computer of laptop crasht. Alles staat veilig samen opgeslagen op de cloud.

            Geen bijlage maar een OneDrive-link

            Dankzij de handige integratie van OneDrive en Outlook kan je heel gemakkelijk koppelingen naar cloud-bestanden delen en de ontvangers automatisch toegang geven tot het bestand. Dat kan wel eens het einde betekenen van onze gewoonte om bijlagen aan mails toe te voegen. En dat is goed, want door dat vele versturen, raakt je e-mailopslagruimte erg snel vol.

            Om een bestand met je collega’s te delen, stuur je hen gewoon een link. Jij kiest wie er toegang heeft: iedereen met de link, alleen mensen in je organisatie, alleen de mensen die je opgeeft of de mensen die reeds toegang hebben tot het document. Jij beslist ook of ze bewerkingen kunnen uitvoeren of het document enkel kunnen lezen. Wil je je document extra beveiligen? Dan voeg je gemakkelijk een wachtwoord toe.

            Als beheerder kan je op elk moment individuele gebruikers toevoegen en verwijderen of helemaal stoppen met delen. Je kan ook Office 365 auditing gebruiken om het delen te controleren en misbruik of onbedoeld overschrijven te voorkomen.

            Efficiënt en in realtime samenwerken

            Met bestanden in OneDrive kan je in realtime samenwerken vanaf de Office-webapps of mobiele of desktop-apps. Dankzij de mogelijkheid tot opmerkingen en @vermeldingen is het een erg efficiënte manier van samenwerken. Let wel op dat je goede afspraken maakt, zodat er niets verloren gaat. Gaat er toch eens iets mis en wil je terugkeren naar een vorige versie van een document? Dan kan je de volledige OneDrive herstellen naar een eerder moment, tot dertig dagen terug.
            Wanneer je bent genoemd in een gedeeld document, krijg je een e-mail van OneDrive. Via een link kom je dan precies uit waar je genoemd bent, bijvoorbeeld PowerPoint-dia nummer zes. Heb je een deellink in je mail gemist? Dan krijg je na zeven dagen automatisch een herinneringsmail, zodat je niets uit het oog verliest.

            Nog enkele voordelen

            • Documenten en foto’s slingeren overal rond. Dankzij OneDrive heb je al je digitale bestanden op één plaats, die je van overal kan bereiken.
            • Ontvangers hoeven niet alles zelf op te slaan op hun pc, waardoor ze ruimte en moeite besparen.
            • Ze beschikken bovendien steeds over de laatste versie en de opmaak is op elke pc dezelfde.
            • Je beschikt over een enorme opslagcapaciteit. Met een geldige licentie van OneDrive krijg je één terabyte aan opslagruimte.

            Heb je vragen over een digitale cloud voor jouw bedrijf? Neem dan zeker contact met ons op, wij helpen je graag verder.

            Lees ook onze andere blogs

            Lisez aussi nos autres blogs

            Cookies

            Cookies

            We horen er vaak over wanneer we online surfen, maar wat zijn ze eigenlijk? In dit artikel duiken we dieper in op wat cookies zijn, hoe ze werken, en wat hun impact is op jouw online activiteiten.

            Easter editie 2024

            Easter editie 2024

            Wist je dat we achter de schermen non-stop werken om onze klanten een vlekkeloze ervaring te garanderen?  Yup, dat lees je goed! Hoe?

            Veilig werken op vakantie

            Veilig werken op vakantie

            Vertrek jij binnenkort op reis en moet je laptop noodgedwongen mee? In deze blog ontdek je hoe je veilig werkt op vakantie in het buitenland.