Organiser efficacement boîte mail

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5 conseils pour organiser efficacement votre boîte mail

Lorsque vous ouvrez votre boîte mail à votre retour de vacances, il y a de fortes chances qu’elle ait complètement explosé. Et comment traiter des dizaines, voire des centaines d’e-mails de manière structurée ? Nos 5 conseils vous mettront sur la bonne voie pour organiser efficacement votre boîte mail à partir de maintenant, afin de ne plus vous noyer dans une mer de messages désordonnés et de ne plus passer à côté d’informations importantes.

1. Une boîte de réception vide

L’objectif ultime de toute boîte mail est la « Inbox Zero« , c’est-à-dire une boîte de réception vide. Considérez-le comme une boîte à lettres.

Pour chaque courrier, vous décidez ce qu’il faut en faire : le supprimer, agir maintenant, agir plus tard, le transférer ou le conserver. De cette façon, vous ne voyez tous les courriels qu’une seule fois.

Mais comment distinguer au mieux vos actions ?

  • S’il s’agit de spam, de publicité ou si vous n’en avez tout simplement pas besoin, supprimez-le immédiatement.
  • Si l’e-mail ne nécessite aucune action, mais que vous souhaitez le conserver, vous pouvez l’archiver. Si vous avez encore besoin du courrier plus tard, vous pouvez facilement le retrouver grâce à la fonction de recherche.
  • Le courrier nécessite-t-il une action et cela vous prendra-t-il moins de deux minutes ? Dans ce cas, traitez le courrier immédiatement. Vous pouvez ensuite le placer dans un dossier « En attente » distinct.
  • Si le courrier nécessite une réponse plus détaillée ou contient une tâche, placez-le dans le dossier « Action ». N’oubliez pas d’ajouter la tâche à votre liste de tâches !

Ainsi, seuls les nouveaux messages et les messages non lus restent dans votre boîte de réception, ce qui vous offre une plus grande tranquillité d’esprit et vous assure moins de distraction.

2. Règles

Les tâches que vous effectuez régulièrement peuvent être automatisées en définissant une règle. Attribuez des règles basées sur l’expéditeur, l’objet ou des mots-clés afin que les courriels soient automatiquement déplacés dans le bon dossier.
Vous trouverez les « Règles » sous les trois petits points dans la barre supérieure du menu « Démarrer ».
Cliquez ensuite sur « Gérer les règles et les alertes » et enfin sur « Nouvelle règle ».

3. Traitez vos courriels à des heures fixes

Prévoyez environ 15 minutes deux fois par jour pour traiter vos courriers électroniques. Vous regroupez ainsi cette tâche, ce qui est beaucoup plus efficace que de consulter votre boîte mail à chaque fois qu’un nouveau message arrive. Pour éviter cela, il est judicieux de désactiver les notifications. Cela vous permettra de mieux vous concentrer.

Vous avez un peu de temps libre ? Dans ce cas, vous pouvez rédiger des e-mails qui ne seront envoyés que dans quelques jours. Grâce à la fonction « Différer l’envoi », vous pouvez facilement adapter l’envoi de vos e-mails à votre emploi du temps.

Rédigez votre courriel, allez dans « Options » et cliquez sur les trois points. Sous « Différer l’envoi », allez dans « Options d’envoi » et « Ne pas envoyer avant ». Vous y définissez vous-même le jour et l’heure de l’envoi.

4. Nettoyer les dossiers

Prévoyez régulièrement un lapse de temps pour faire le ménage de votre boîte mail. Supprimez les courriels inutiles, archivez les messages plus anciens et déplacez les courriels dans les dossiers appropriés, si vous ne l’avez pas encore fait. Vous éviterez ainsi d’encombrer votre boîte mail et faciliterez sa gestion future.

Microsoft propose également une fonction « Nettoyage de conversation » très pratique qui supprime tous les messages inutiles d’une conversation ou d’un dossier. Les messages antérieurs repris dans des courriers ultérieurs sont considérés comme redondants et déplacés vers les « Éléments supprimés ».

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez « Nettoyer le dossier ». Vous n’êtes pas tout à fait confiant ? Dans ce cas, vous pouvez toujours définir le dossier d’archivage comme destination dans le menu contextuel. Cliquez sur « Nettoyer le dossier », puis sur « Paramètres » et « Nettoyer les conversations ».

5. Composants rapides

Y a-t-il une partie de courrier que vous réutilisez régulièrement ? Transformez-le en élément de construction. Désormais, vous ajoutez cet élément à vos nouveaux messages en un seul clic.

Comment créer un nouveau bloc de construction ?
Allez dans « Insérer » et cliquez sur les trois points. Sous « Composants rapides », choisissez « Enregistrer la sélection dans la galerie de composants rapides ». Si vous souhaitez ajouter le bloc de construction à un nouvel e-mail, allez à nouveau dans « Insérer ». Sous les trois points, cliquez sur « Composants rapides ». Vous pouvez alors sélectionner le composant dont vous avez besoin.

Commencez dès aujourd'hui !

En appliquant systématiquement ces cinq conseils, votre boîte mail passera du chaos à un outil bien organisé qui vous aidera à gérer efficacement vos communications et vos tâches. Après tout, une boîte mail ordonnée contribue à votre productivité et vous aide à retrouver des informations importantes. Alors, qu’attendez-vous ?

Souhaitez-vous obtenir l’aide d’un expert pour organiser efficacement la boîte mail de votre organisation ?

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Microsoft lancera bientôt une nouvelle version de Teams !

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Cette mise à jour est axée sur la vitesse, les performances et la flexibilité. Microsoft souhaite ainsi vous aider à gagner du temps et à collaborer plus efficacement. Découvrez les nouveautés fonctionnalités ci-dessous.

Vitesse optimisée

La nouvelle application Teams est nettement plus rapide et plus efficace. Vous ne perdez donc plus de temps précieux et vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Quelques exemples :

  • L’application démarre deux fois plus vite.
  • Vous assistez deux fois plus rapidement aux réunions.
  • 50 % de mémoire en moins et 70 % d’espace disque en moins sont utilisés.  

Vous passez 1.7 fois plus vite d’un chat à l’autre et d’une chaîne à l’autre.

    Interface simplifiée

    L’interface est plus claire et plus réactive, ce qui vous permet de naviguer plus facilement, d’accomplir davantage de tâches et de trouver plus aisément ce dont vous avez besoin. Vous pouvez facilement suivre vos notifications, gérer vos messages et organiser vos canaux. Et tout cela en bien moins de clics.

      La flexibilité l’emporte

      La nouvelle version de Teams facilitera grandement la vie des utilisateurs de Teams qui travaillent dans différentes organisations et possèdent donc plusieurs comptes. Au lieu de vous connecter et de vous déconnecter en permanence, vous resterez désormais connecté à tous vos comptes et recevrez vos notifications quel que soit le compte que vous utilisez actuellement. Vous pouvez collaborer de manière transparente avec les utilisateurs de plusieurs comptes et organisations sans avoir à interrompre une conversation ou une réunion. Votre flux de travail ne sera donc plus perturbé.
      En outre, la nouvelle version de Teams simplifie la gestion informatique et améliore la sécurité des données.

        Premiers pas vers l’intégration de l’IA

        Le nouveau Teams est la base des expériences d’IA de la prochaine génération, y compris la récapitulation intelligente et Copilot. Par exemple, avant que vous ne participiez à une réunion, l’IA sera bientôt en mesure de vous informer sur ce qui s’est passé avant votre participation ou de résumer les notes de la réunion précédente. Ainsi, vous serez totalement au courant. L’IA vous aidera également à trouver les réponses à vos questions.

        Découvrez les nouveautés en avant-première

        Microsoft a publié un aperçu public de la nouvelle version de Teams. Vous voulez déjà tester la nouvelle interface ? Faites-le nous savoir! Nous ajustons certains paramètres pour que vous et vos collègues puissiez accéder au nouveau Teams. Cela peut être activé spécifiquement pour un certain nombre d’utilisateurs, par exemple uniquement le département informatique de votre entreprise. Par la suite, vous pourrez toujours rebasculer vers à l’ancienne version.

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        Quelle licence Microsoft 365 convient le mieux à votre organisation

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        Microsoft 365

        Quelle suite Microsoft 365 convient le mieux à votre organisation ?

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        Il existe des offres Microsoft 365 de toutes les tailles et de toutes les couleurs. Le choix de l’offre la mieux adaptée à votre organisation dépend notamment de la taille de votre entreprise, des applications dont vous avez besoin et de l’importance de la cybersécurité.
        Dans ce blog, vous découvrirez quel forfait vous convient le mieux.

        Quels sont les éléments à prendre en compte ?

        1. Nombre d’utilisateurs

        La licence qui vous convient le mieux dépend principalement de la taille de votre entreprise. Les petites et moyennes entreprises optent pour les versions Business. Les entreprises de plus de 300 employés choisissent l’une des versions Enterprise (E1, E3 ou E5).

        2. Nombre d’appareils par utilisateur

        Si les employés doivent pouvoir utiliser leur licence sur plusieurs appareils, assurez-vous que votre licence vous permet d’installer les applications Office sur différents appareils. Avec le package Business Standard ou Enterprise E3 ou E5, vous pouvez installer la licence sur cinq mobiles, tablettes, ordinateurs portables et ordinateurs de bureau.

        3. Utilisation en ligne et hors ligne

        Si vos employés se contentent de la version en ligne des applications Microsoft telles que Word et Teams (et ont donc toujours accès à l’internet), une formule Business Basic ou Enterprise E1 suffira. Dans la plupart des cas, cependant, cela ne suffit pas et les employés ont également besoin d’avoir les applications sur leurs ordinateurs pour travailler hors ligne. Dans ce cas, il faut opter pour une licence Business Standard ou Enterprise E3 ou E5.

        4. Applications spécialisées

        Toutes les formules Microsoft 365 comprennent les applications standard telles que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, Planner… Certaines applications spécifiques ne sont disponibles que dans certaines formules.

        • Uniquement Business Standard : Réservations et Outlook Customer Manager
        • Uniquement Enterprise: Stream, Power Bi Pro et Cloud PBX

        Si seuls quelques collaborateurs ont besoin de certains outils supplémentaires, vous pouvez parfaitement combiner les packages. Ainsi, vous n’êtes pas obligé de souscrire l’abonnement le plus cher pour tout le monde.

          Les différentes formules en un coup d’œil:

          Microsoft 365 Business Basic

          • Uniquement les versions web et mobile des applications Microsoft 365
          • Chat, appels et réunions avec jusqu’à 300 participants
          • 1 To de stockage en nuage par utilisateur
          • Courrier électronique professionnel
          • Sécurité standard
          • Assistance téléphonique et web 24/7

          Microsoft 365 Business Standard

          • Versions bureautiques des applications Microsoft 365 avec des fonctionnalités haut de gamme
          • Organiser facilement des webinaires
          • Outils d’inscription des participants et de création de rapports
          • Gestion des rendez-vous avec les clients

          Microsoft 365 Business Premium

          • Sécurité avancée (identité Azure AD et Microsoft Defender)
          • Gestion des accès et des données
          • Protection contre les cybermenaces

            Office 365 E1

            • Pour les employés des grandes entreprises qui n’ont pas souvent besoin de travailler avec les applications Microsoft
            • Versions web et mobile des applications Microsoft 365 uniquement
            • Services professionnels tels que le courrier électronique, le stockage et le partage de fichiers
            • Les réunions et la messagerie instantanée.

            Office 365 E3

            • Portée similaire à celle de Business Premium
            • Applications Office pour les entreprises
            • Stockage et partage de fichiers dans le cloud
            • Sécurité et conformité

            Office 365 E5

            • Toutes les fonctionnalités d’Office 365 E3
            • Options de sécurité supplémentaires
            • Connexion entre Teams et la central téléphonique
            • Power BI Pro
            • Fonctions d’analyse avancées et de voix

            Vous ne voyez plus le bout du tunnel? Demandez conseil à votre partenaire informatique.

            Augmentation des prix en avril 2023

            Depuis le 1er avril, Microsoft a augmenté les prix de Microsoft 365 (mais aussi ses autres services cloud Azure et Dynamics) de 11%. À partir de cette date, lorsque vous signerez un nouveau contrat de licence ou que vous renouvellerez votre licence existante, vous paierez le nouveau tarif.

            Vous voulez savoir ce que cette augmentation de prix signifie pour vous? N’hésitez pas à nous contacter.

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            OneDrive

            OneDrive

            OneDrive

            L'ère des pièces jointes est terminée grâce à Microsoft OneDrive.

            Un travail d’équipe solide est la base de toute entreprise prospère. Dans votre organisation, les courriels contenant des pièces jointes vont et viennent. Résultat ?
            En un rien de temps, votre boîte mail est pleine à craquer. Grâce à Microsoft OneDrive, votre entreprise se transforme en un lieu de travail numérique efficace.
            Plus besoin d’envoyer des pièces jointes par courrier électronique, il suffit désormais d’un lien.

            OneDrive: espace de stockage en ligne gratuit

            Tous les grands géants de la technologie disposent de leur propre système de stockage en ligne. Pensez à iCloud, Dropbox, Google Drive, Amazon Drive et, bien sûr, Microsoft Onedrive. Dans le cadre de l’offre Office 365, c’est OneDrive qui a le seuil le plus bas. Les entreprises, mais aussi les particuliers, peuvent utiliser l’espace de stockage en ligne (gratuit). Vous avez ainsi l’assurance que vos fichiers et vos photos ne seront pas perdus en cas de panne de votre ordinateur ou de votre portable. Tout est stocké en toute sécurité dans le cloud.

            Il ne s’agit pas d’une pièce jointe mais d’un lien OneDrive

            Grâce à l’intégration pratique de OneDrive et d’Outlook, vous pouvez très facilement partager des liens vers des fichiers dans le nuage et donner à vos destinataires un accès automatique au fichier. Cela pourrait bien signifier la fin de notre habitude d’ajouter des pièces jointes aux courriels. Et c’est une bonne chose, car avec tous ces envois, l’espace de stockage de vos courriels se remplit très rapidement.

            Pour partager un fichier avec vos collègues, il suffit de leur envoyer un lien. Vous choisissez qui y a accès : toutes les personnes qui ont le lien, uniquement les personnes de votre organisation, uniquement les personnes que vous avez spécifiées ou les personnes qui ont déjà accès au document. Vous décidez également s’ils peuvent apporter des modifications ou simplement lire le document. Vous souhaitez renforcer la sécurité de votre document ? Ajoutez alors facilement un mot de passe.

            En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter et supprimer des utilisateurs individuels ou arrêter complètement le partage à tout moment. Vous pouvez également utiliser l’audit Office 365 pour contrôler le partage et éviter les abus ou l’écrasement par inadvertance.

            Une collaboration efficace et en temps réel

            Les fichiers contenus dans OneDrive vous permettent de collaborer en temps réel à partir des applications web Office ou des applications mobiles ou de bureau. Grâce à la possibilité de commentaires et de mentions @, c’est un moyen très efficace de collaborer. Veillez simplement à prendre les bonnes dispositions pour que rien ne se perde. Un problème survient et vous souhaitez revenir à une version antérieure d’un document ? Vous pouvez alors restaurer l’ensemble du OneDrive à un moment antérieur, jusqu’à 30 jours en arrière.
            Lorsque vous êtes nommé dans un document partagé, vous recevez un e-mail de OneDrive. Ce lien vous permet alors d’accéder à l’endroit exact où vous avez été nommé, par exemple la diapositive PowerPoint numéro six. Vous avez manqué un lien de partage dans votre courriel ? Au bout de sept jours, vous recevrez automatiquement un courriel de rappel, afin de ne rien perdre de vue.

            Quelques avantages supplémentaires

            • Les documents et les photos traînent partout. Grâce à OneDrive, vous disposez de tous vos fichiers numériques en un seul endroit, accessible de partout.
            • Les destinataires n’ont pas à tout stocker eux-mêmes sur leur PC, ce qui représente un gain de place et d’efforts.
            • De plus, ils disposent toujours de la dernière version et la présentation est la même sur tous les PC.
            • Vous disposez d’une énorme capacité de stockage. Avec une licence OneDrive valide, vous bénéficiez d’un téraoctet d’espace de stockage.

            Vous avez des questions sur le nuage numérique pour votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous aider. 

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